Google Apps på eget domæne
-
Efter at have brugt Google Apps Standard og Google Apps Premierudgave på eget domæne(r) i 1 måned, vil jeg hermed dele mine erfaringer.
Du kan desuden læse interviews af mig på Ingeniørens IT portal Version2, omkring Google Apps:
Google Apps interview – Juli 2009
Google Apps interview – Februar 2010
Hvorfor Google Apps?
Hvorfor ikke bare bruge en Hotmail / Live / MSN, Gmail-konto eller din internetudbyders email system?
Jo, først og fremmest er min holdning til ovennævnte email-løsninger, at det som privatperson virker “amatøragtigt” at have en emailadresse, der ender på feks @hotmail.com.
Hvis jeg kommer i kontakt med et firma, som har en emailadresse der ender på feks @hotmail.com, så er mit indtryk af virksomheden allerede ødelagt fra start. Det virker meget uprofessionelt at bruge denne type email-konti erhvervsmæssigt.
Hvad så med POP3?
Langt de fleste mindre virksomheder og privatpersoner benytter POP3 mail system.
Det er skam også fint nok, indtil den dag din harddisk går død, eller du har behov for at tjekke mail når du ikke lige er ved din kontor/hjemme PC.
Dog er der mulighed for at “gemme en kopi på serveren”, men det er stadig kun en halv løsning (pga. mappestruktur, sendt post, osv)
De primære årsager til at jeg valgte at kaste mig ud i en Google Apps løsning var:
- Mailadresse på eget domæne – feks ttl@zaibot.dk
- Uafhængighed af om jeg er på min kontor PC eller på netcafé i Las Vegas (webmail)
- Googles / Gmails stabilitet
- Samtalevisning ved lange mailkorrespondancer
- Synkronisering med Outlook
- Kæmpe lagerkapacitet (Gratis = 8GB, Proff = 25GB)
- Kalendersystem som kan deles med alle brugere på domænet (dine kolleger feks)
- Fildeling med kolleger
- Kontorpakken til simpel redigering af feks Word dokumenter
Installationen
Det er forholdsvis smertefrit at komme i gang med at benytte Google Apps.
Ved du, hvad begreber som FTP, DNS, MX-records m.m betyder, så får du formentlig ingen problemer.
Siger dette dig ikke noget, så skal du nok indstille dig på at få behov for konsulentbistand.
Tidsmæssigt skriver Google selv at der går ca 48 timer fra du trykker GO, til systemet fungerer.
Jeg oprettede Google Apps på 2 forksellige domæner, og begge gange tog det langt mindre tid før DNS osv var trådt igennem.
Postservere og porte
Opsætning af en Google Apps mailkonto i feks Windows Live Mail er temmelig simpelt:
Husk at sætte mailkontoen op til at køre IMAP (medmindre du af underlige årsager foretrækker POP3).
Husk “Min server kræver godkendelse” og sæt hak i “Samme som indgående” under Indstillinger.
Som det fremgår ovenfor, så er det lidt specielt med porte, når du bruger IMAP i Google Apps.
Du kan evt hente mere info hos Google.
Fordele og ulemper ved Google Apps
Selv træer der er sået af Google gror ikke ind i himlen, og jeg vil fremhæve flg som negative sider ved Google Apps:
- Ingen HTML understøttelse i autosignatur når der benyttes webmail
- Ikke mulighed for at indsætte et foto/grafik i en mail når der benyttes webmail (vedhæftning af fil er dog muligt)
- Kontorpakken er ret begrænset funktionsmæssigt (flere Excel ark kunne ikke åbnes pga avancerede formler m.m.)
- Langsom IMAP synkronisering, hvis du har mange mapper/etiketter.
Der er dog rigeligt af positive ting at sige om Google Apps, og de overskygger de førnævnte negative sider:
- Samtale visning:
- Synkronisering med Outlook (IMAP – samme mapper vises i både outlook og webmail, men kun Google Apps samler mails i en samtale)
- Samme mailkonto som ovenfor, blot vist i Microsoft Live Mail (IMAP):
- Simpelt Log-In system, feks på webmail.zaibot.dk:
- Mange udvidelsesmuligheder med Google Labs:
- Deling af kalender med andre brugere – selv på andre domæner!:
- Dokumentarkivering, redigering og deling:
- Og meget meget mere….
Integration, og overflytning
I forbindelse med et skift til Google Apps vil du formentligt gerne have overflyttet dine gamle mails m.m. til Google Apps – det er der en løsning på!
Du kan læse mere om det her: Google Apps Uploader
Det fungerede fint med at flytte mails fra både en POP3 mailkonto, og en Live mailkonto.
Jeg har dog ikke prøvet at høste data fra en hostet Exchange, men det skulle også kunne lade sig gøre.
Hvis du har kørt Exchange lokalt i Outlook, så fungerer Google Outlook Sync perfekt, se mere om Outlook Sync her.
Outlook sync sørger for at din Exchange profil i Outlook bliver synkroniseret med din nye Google mailserver (fungerer kun i pro versionen).
På min mobiltelefon – en Nokia 5800 – har jeg installeret flere mailkonti via Nokias nye mailservice – det spiller bare!
Du kan dog også tilgå din Google Apps mailkonto via din mobilbrowser på telefonen.
Som tidligere nævnt, så kan jeg tilgå Google Apps mails via http://webmail.zaibot.dk
Dette har jeg lavet via en simpel URL forward i mine DNS indstillinger.
Som standard hedder adressen i mit tilfælde http://mail.google.com/a/zaibot.dk/
Konklusion
Efter at have benyttet Google Apps i 1 måned er jeg blevet rigtig glad for systemet.
Jeg bruger det både privat og erhvervsmæssigt.
Omkostningerne taget i betragtning, så vil det være meget økonomisk attraktivt for virksomheder der kører en hostet Exchange, at skifte til Google Apps.
I min situation er vi godt 10 ansatte i virksomheden, der benytter hostet Exchange i dag. Det koster ca 200,- + moms pr md pr bruger (250MB lagerplads).
Ved Google Apps kommer vi ned på ca 10% af dette beløb, og får 25.000MB lagerplads pr bruger!!!
Alternativt kan du vælge den gratis Google Apps version, som så “kun” tilbyder 8GB lagerplads kontra de 25GB du får i Premier udgaven.
Gratis udgaven indeholder dog også en frise med de velkendte AdWords reklamer i højre side af din Google Apps inbox.
Hvis der er mindre IT kyndige i din virksomhed, som pludselig bliver flyttet fra Hostet Exchange (der benyttes via Outlook Web Access) til Google Apps Webmail, så skal du dog forvente en del supportforespørgsler, for det ER anderledes med Google Apps webmail!
Forvent ikke en videreudvikling af Outlook Web Access, men se på det som dét det er – nemlig et helt andet system.
Hvis du blot opsætter Google Apps som IMAP mailkonti i virksomhedens lokale Outlook installationer, så er der såmænd mange ansatte der sikkert slet ikke vil lægge mærke til at I er skiftet.
God fornøjelse!
Du er velkommen til at stille spørgsmål via kommentarfeltet nedenfor ↓
Læs flere indlæg:
« Interview til artikel på Ingeniøren | Google Apps interview til Ingeniøren »
Zaibot IT
Hej Tobias
Jeg har lige et par spørgsmål til dit indlæg.
1) Kan man med nævnte løsning have de samme e-mail konti og de samme outlook data på flere PC’ere? (fx en stationær og en laptop)
2) Hvordan er man sikker på backup af sin Outlook pst fil?
3) Kan man stadig bruge sin Outlook som ved en POP3 løsning på en enkelt PC?
4) Kan Google Apps styre flere e-mail konti fra en PC?
Mvh
Jørgen
Hej Jørgen, jeg svarer lige nedenfor i pkt form:
1) Ja, ved at benytte IMAP er alle e-mailkonti synkroniseret uanset hvilket PC du henter mails på (feks en laptop på kontoret, og en stationær i privaten).
2) Dine mails ligger på Googles servere, så selvom du skulle miste alt data på din PC, så er dine mails stadig sikret hos Google.
3) Ja, du vil dog mærke at det tager lidt længere tid at hente post når du trykker send/modtag.
4) Ja, du kan have mange mailkonti i samme inbox.
Så alt i alt kan jeg kun anbefale en Google Apps løsning. Dog er Microsoft godt på vej med denne løsning: http://www.microsoft.com/online/da-dk/default.mspx
VH
Tobias
Hastighedsproblemerne med imap kan undgås ved at bruge Google Apps Sync for Microsoft Outlook. Så mærker du absolut ingen forsinkelse ved hverken afsendelse eller modtagelse af mails.
Har kigget på konceptet og det ser virkelig interessant ud
Der er dog en enkelt ting jeg stadig ikke helt forstår; kræver den gratis version at man ved siden af betaler for en hosting af domænet ?
Betaler pt. for et webhotel hos en dansk udbyder og kan ikke gennemskue Google Apps håndtering af hosting…
Hej Brian
Du skal ikke betale Google en eneste krone for hosting, hvis du bruger den gratis version, som endda giver dig 8GB mailbox. Du skal blot leve med AdWords annoncer når du bruger webmailen.
Hvis du har tænkt dig at benytte Apps på eget domæne, og derigennem køre mails i Outlook, så skal du dog være opmærksom på at du skal have Apps Pro udgaven for at kunne køre synkronisering i Outlook. Kan du nøjes med imap er den gratis version dog tilstrækkelig.
Så det er ikke nødvendigt med et DNS-hotel ved siden af Google Apps ?
Jo, hvis du skal have Apps på eget domæne (altså bruge Gmail systemet uden at din mailadresse ender på @gmail.com), så skal du have et domæne og dertilhørende webhotel, hvori du får DNS til at pege på Googles servere. Hvis ikke du kender til styring af DNS, så kan det godt være lidt småkringlet at sætte op første gang, men der er heldigvis god support fra Googles vejledninger.
kan man ikke nøjes med gratisdns og så spare et webhotel?
Det ved jeg faktisk ikke, det har jeg ikke forsøgt mig med.
MS produkt som du henviser til koster så lige 66.91 kr. pr. bruger pr. måned (v. 5 brugere)
http://www.microsoft.com/online/da-dk/business-productivity.mspx
Det produkt eksisterede vist ikke da jeg skrev artiklen, så det er ikke det jeg henviste til.
Ydelsen jeg henviste til var en Hostet Exchange 07 fra Hostingkompagniet A/S, og den kostede som skrevet ovenfor på daværende tidspunkt.
Som situationen ser ud i dag, så er MS dog blevet langt mere attraktive prismæssigt med de produkter du linker til.
Hej Tobias
1000 tak for en meget informativ men hurtig gennemgang af af Google Apps mailsystem – det var lige det jeg savnede og ikke kunne finde fornuftigt forklaret på Google
Hej Jens, det glæder mig at du kunne bruge det til noget. Godt nok dokumenterer Google mange af punkterne ganske udmærket, men det er ikke altid lige nemt at finde netop den vejledning man har behov for.
Hvis man flytter sit domæne til google (Gartis verison) , og jeg opretter 5 mail adresser -kan hver enkelt bruger så checke sin mail uden at kunne se de andres mail ?
Hej René
Ja, du kan sagtens have flere brugere på domænet – op til 50 brugere når du kører gratis.
Hver bruger har sin egen inbox.
MVH
Tobias
Hey,
Har domæne gennem ONE, og vil lige høre om man stadig kan ha’ sin wordpress blog installeret hos dem, mens man benytter Google apps til mail og kalender etc.??
Hej Lars, så vidt jeg ved, så kan du godt selv styre DNS hos One?
Hvis du kan det, så er det bare med at komme i gang
I DNS settings peger du blot MX records til Googles mailservere.
Google Apps rocks
Og det fungerer fint med DNS hos one.com
God guide ! Tak